El sector del transporte y la logística en España afronta un cambio importante con la entrada en vigor de la Ley de Movilidad Sostenible. A partir del 5 de octubre de 2026, el documento de control administrativo deberá utilizarse obligatoriamente en formato digital en el transporte interior de mercancías por carretera.
En Grupo Ferga te ayudamos a implementar correctamente el nuevo documento de control de transporte digital para evitar sanciones operativas.
El impacto de la Ley de Movilidad Sostenible en el transporte
La publicación de la ley a finales de 2025 transformó la planificación operativa de las flotas de vehículos pesados y ligeros para aportar transparencia. La obligatoriedad del documento de control de transporte digital reduce drásticamente los tiempos administrativos y los errores en la cadena de suministro. Esto garantiza que la Inspección de Transporte pueda verificar los datos en tiempo real y con total fidelidad en carretera.
Para cargadores y transportistas, esta transición implica adaptar sus procedimientos internos y contar con herramientas digitales que permitan generar, consultar y conservar correctamente la documentación de cada servicio. El documento deberá estar cumplimentado antes de iniciar el transporte y permanecer accesible durante el trayecto.
Preparar estos procesos con antelación ayudará a evitar incidencias, retrasos y problemas de adaptación cuando el formato digital pase a ser obligatorio en octubre de 2026.
Contenido obligatorio del nuevo soporte digital
A pesar del cambio del formato físico al electrónico, el contenido esencial que debe incluir el documento de control de transporte digital mantiene la estructura legal exigida hasta ahora, que consiste en:
- Nombre o denominación social, NIF y domicilio del cargador contractual.
- Nombre o denominación social y NIF del transportista efectivo.
- Lugar de origen y destino del envío objeto del transporte.
- Naturaleza y peso de la mercancía transportada. En los supuestos en que, por razón de las circunstancias en que se produzca la carga del vehículo, resulte de difícil determinación el peso exacto de la mercancía que se va a transportar, se buscará otro tipo de magnitud para determinar su peso.
- Fecha de realización del transporte del envío de que se trate.
- Matrícula del vehículo utilizado en la realización del transporte. Cuando se trate de un conjunto articulado deberá hacerse constar tanto la matrícula del vehículo tractor como la del semirremolque o remolque arrastrado por éste. Si iniciada la operación de transporte se produjera un cambio de vehículo, esta circunstancia deberá hacerse constar en la documentación de control por la empresa de transportes.
- Siempre que así lo soliciten los sujetos intervinientes se hará constar las observaciones, reservas, o cualquier otra indicación, que consideren útil.
Una vez recopilada toda la información necesaria del transporte, esta deberá transformarse en un Documento Electrónico de Control Administrativo (DeCA) antes de que el servicio se inicie. Para garantizar el cumplimiento de este requisito, la aplicación informática utilizada registrará automáticamente la fecha y la hora de creación del documento, así como cualquier modificación que se realice posteriormente.
Los documentos electrónicos generados deberán almacenarse en un repositorio que permita su consulta y descarga cuando sean requeridos durante una inspección en carretera. La normativa no exige utilizar una plataforma concreta ni comunicar previamente el dominio donde se almacenen los documentos, siempre que estos puedan ponerse a disposición de la autoridad competente de forma inmediata.
Además, cada DeCA deberá disponer de una dirección web única (URL), que identificará de forma individual cada documento y permitirá su acceso mediante el correspondiente código QR durante las labores de inspección.
Uno de los aspectos que más dudas genera con la implantación del Documento Electrónico de Control Administrativo (DeCA) es si debe estar firmado electrónicamente. La respuesta es no. La normativa vigente no exige la firma electrónica como requisito para la validez del documento de control administrativo, por lo que un DeCA puede ser plenamente válido sin incorporar la firma de las partes intervinientes.
No obstante, existen situaciones en las que el documento de control también cumple una función contractual entre las partes. En estos casos, sí puede incorporarse una firma electrónica para aportar mayores garantías sobre la identidad del firmante y la integridad del documento. La Resolución de 5 de junio de 2026 establece las características que debe reunir esa firma cuando se utilice, asegurando su fiabilidad y seguridad, aunque su incorporación sigue siendo voluntaria salvo que otra normativa o la operativa del servicio de transporte exijan lo contrario.
En caso de que intervengan transportistas sucesivos o se produzcan subcontrataciones dentro de la cadena, cada uno de ellos debe quedar debidamente reflejado en el historial electrónico.
La normativa contempla que, una vez iniciado el servicio de transporte, pueda ser necesario actualizar o corregir determinados datos del Documento Electrónico de Control Administrativo (DeCA). Para ello, la Resolución de 5 de junio de 2026 establece dos procedimientos válidos que garantizan la trazabilidad de las modificaciones.
La primera opción consiste en actualizar el documento electrónico existente. En este caso, se incorporan los nuevos datos al mismo archivo PDF, indicando el motivo de la modificación y conservando la información original, que deberá permanecer visible como histórico, aunque claramente identificada como no vigente. Al mantenerse el mismo documento, tanto la URL como el código QR seguirán siendo los mismos.
La segunda alternativa es generar un nuevo documento electrónico con la información actualizada. Al tratarse de un nuevo archivo PDF, dispondrá de una URL y un código QR diferentes. No obstante, será obligatorio conservar el documento original para garantizar la trazabilidad de los cambios realizados.
En cualquiera de los dos supuestos, el conductor deberá disponer siempre de la versión actualizada del DeCA durante la realización del transporte, de modo que pueda presentarla a los agentes de inspección cuando sea requerida. En caso de utilizar una copia impresa, es importante tener en cuenta que las anotaciones realizadas a mano sobre el documento no tendrán validez.
Esta exhaustividad en los datos busca combatir la competencia desleal y mejorar las condiciones de seguridad en las carreteras.
Agrupación de varios servicios en los documentos electrónicos de control administrativo (DeCA)
La normativa permite agrupar varios servicios en un único Documento Electrónico de Control Administrativo (DeCA), siempre que se cumplan una serie de requisitos que garanticen la correcta identificación de cada operación.
En el transporte público de mercancías, esta posibilidad existe cuando el cargador contractual y el transportista efectivo son los mismos en todos los envíos incluidos en el documento. En estos casos, cada envío deberá identificarse de forma individual, indicando, al menos, el lugar de origen y destino, la naturaleza de la mercancía y su peso. Si existen otros datos que varían entre un envío y otro, también deberán reflejarse claramente. Además, el orden en el que aparezcan los envíos en el DeCA no implica necesariamente el orden en que se realizarán.
Esta posibilidad de agrupar varios servicios en un único documento facilita la gestión administrativa de las empresas, sin renunciar a la trazabilidad y al nivel de detalle que exige la normativa para cada transporte.
Inspecciones en carretera y sanciones a partir de octubre de 2026
A partir del 5 de octubre de 2026, los inspectores ya no solicitarán el documento de control impreso en los controles rutinarios de carretera. El transportista estará obligado a mostrar un código QR o un enlace electrónico seguro en su dispositivo móvil para la inspección. A través de esta lectura, los agentes accederán instantáneamente al documento de control de transporte digital.. Por lo que no serán válidos, por tanto, los ficheros electrónicos obtenidos a partir del escaneo de un documento existente en papel o de imágenes digitalizadas.
Una vez generado el Documento Electrónico de Control Administrativo (DeCA), y siempre antes del inicio efectivo del servicio, deberá facilitarse una copia al conductor para que la lleve durante todo el transporte. Esta copia podrá presentarse en formato electrónico, a través de un dispositivo móvil o tableta, o en formato impreso.
Independientemente del formato elegido, el documento deberá incluir el código QR que permite a los servicios de inspección acceder al DeCA. Asimismo, el conductor podrá disponer únicamente de dicho código QR en un archivo independiente, siempre que permita el acceso al documento electrónico.
Durante una inspección en carretera, el conductor deberá presentar el Documento Electrónico de Control o, en su defecto, el código QR correspondiente para que los agentes puedan consultar la información del transporte.
En caso de utilizar una copia impresa, es importante tener en cuenta que las anotaciones realizadas a mano sobre el documento no tendrán validez. Si es necesario modificar cualquier dato del DeCA una vez emitido, la actualización deberá realizarse siguiendo los procedimientos establecidos por la normativa, garantizando en todo momento la trazabilidad y la integridad del documento electrónico.
Si el sistema informático falla o no se genera el acceso electrónico en el acto, se aplicarán severas sanciones administrativas. No disponer del soporte digital o rellenarlo de forma incompleta se catalogará como una falta grave o muy grave en las auditorías. Los cargadores que no emitan el archivo antes de la marcha compartirán la responsabilidad legal y financiera en este escenario de 2026.
Ventajas competitivas de la digitalización logística
La implantación del documento de control de transporte digital aporta un gran valor estratégico que reduce los costes de oficina y mensajería.
- Los departamentos de administración disminuyen drásticamente sus tiempos de archivo y localizan cualquier incidencia en las entregas con un clic. Además, los archivos encriptados blindan la seguridad de la información, eliminando los riesgos de extravío o rotura del papel en las cabinas.
- La conectividad en la nube permite que la facturación instantánea sea una realidad en 2026, inyectando liquidez inmediata a las empresas logísticas. En el momento en que el destinatario firma de forma electrónica, el proceso de cobro se activa sin esperar el retorno de albaranes físicos.
- Los datos históricos acumulados sirven también para analizar los tiempos en los muelles y optimizar el rendimiento de la flota operativa.
Cómo preparar tu empresa para la transición tecnológica
El éxito de la implantación del documento de control de transporte digital depende de una adecuada formación del personal y de la elección de los proveedores tecnológicos adecuados. Los conductores de vehículos pesados deben familiarizarse cuanto antes con el uso de las aplicaciones corporativas móviles en su jornada laboral diaria. Realizar simulacros de inspección y pruebas piloto de carga durante los meses previos a octubre mitigará los errores operativos.
Las centrales de compra y los departamentos de tráfico de las empresas cargadoras deben revisar que sus ERP sean compatibles con los protocolos de intercambio. Es indispensable que la generación del documento de control de transporte digital sea automática al confirmarse la orden de preparación en el almacén. La automatización de los procesos evita los cuellos de botella y garantiza que ningún camión abandone la base sin su documentación en regla.
El almacenamiento de estos registros informáticos debe garantizarse durante el periodo legal mínimo establecido por las autoridades financieras y de transporte competentes. Contar con copias de seguridad en servidores externos protegidos frente a ciberataques es una de las mejores prácticas empresariales de este año. La solidez técnica de la infraestructura digital elegida será el pilar que sostenga la tranquilidad jurídica de su organización empresarial.
Próximos pasos para el sector del transporte
La llegada del 5 de octubre de 2026 marcará el fin de la burocracia en papel y dará paso a un entorno logístico más coordinado y ágil. En Grupo Ferga nos consolidamos como tu socio estratégico para acompañarte en la configuración del nuevo documento de control de transporte digital.
En Grupo Ferga asesoramos a empresas, cargadores y transportistas para facilitar esta transición, resolviendo las dudas normativas y ayudando a adaptar los procedimientos internos a las nuevas obligaciones.
Además, si tu empresa necesita incorporar esta funcionalidad en su sistema de gestión o aún no dispone de un software compatible con el DeCA, podemos ponerte en contacto con empresas especializadas en soluciones informáticas para el sector del transporte. Estos proveedores pueden ayudarte a implantar las herramientas necesarias para generar, gestionar y conservar los documentos electrónicos de control conforme a la normativa vigente, garantizando una integración eficiente con tus procesos de trabajo.
No esperes hasta el último momento para actualizar tus herramientas informáticas. Contacta con nosotros hoy y asegura el futuro de tu operativa empresarial.
